1. OBJETIVO.
El propósito de esta política consiste en comunicar las reglas y condiciones para el tratamiento de la información personal que realiza OCTOPUS FORCE S.A.S., dando cumplimiento al Régimen de Protección de Datos Personales en Colombia, en especial los artículos 15 y 20 de la Constitución Nacional, la Ley 1581 de 2012, Decretos Reglamentarios, la Circular Externa 002 de 2015 expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio y demás normas concordantes.

2. ALCANCE.
La Política de Tratamiento de Datos Personales es aplicable a usuarios, clientes, contratistas, empleados, exempleados, excontratistas, aspirantes a vacantes, proveedores, consumidores accionistas de OCTOPUS FORCE S.A.S., y en general cualquier titular de información que, con ocasión a nuestras actividades, necesitemos de su información personal para mantener las relaciones vigentes y será de obligatorio y estricto cumplimiento para OCTOPUS FORCE S.A.S.

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3. DEFINICIONES.

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento. Esta puede ser escrita, verbal o mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que el Titular aceptó el Tratamiento de sus datos.

• Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.

• Consulta: Solicitud del Titular del Dato Personal, de las personas autorizadas por éste, o las autorizadas por ley, para conocer la información que reposa sobre él en las Bases de Datos de la Compañía.

• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales, determinadas o determinables.

• Dato Personal Privado: Dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.

• Dato Personal Público: Dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados, privados o sensibles.

• Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia, transmisión o supresión de estos.

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4. RESPONSABLE.
Responsable del tratamiento: OCTOPUS FORCE S.A.S.
NIT: 900.772.854-1
Teléfono: 317-3835559
Dirección: Calle 2 #12-47 Cali
Correo Electrónico: info@octopusforce.com

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5. TRATAMIENTOS Y FINALIDADES.
TIPOS DE DATOS PERSONALES QUE TRATAMOS:
OCTOPUS FORCE S.A.S. puede recolectar información y datos personales de Usuarios, Clientes, Contratistas, Proveedores, Empleados y cualquier titular del que se requiera su información, la cual puede variar en razón de requerimientos de autoridades locales, facilidades tecnológicas, naturaleza del producto y/o servicio a suministrar, entre otros, para tales efectos, podemos recolectar información personal, la cual puede ser almacenada en archivo físico o digital y/o procesada en servidores ubicados en centros de cómputo, ya sean propios o contratados con terceros y que son de la siguiente naturaleza:

• Datos generales y específicos de identificación.

• Datos de ubicación relacionados con la actividad comercial.

• Datos financieros y crediticios.

• Datos relacionados con el nivel educativo, y/o historial académico de la persona.

• Datos relacionados con el historial laboral de la persona.

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TRATAMIENTO AL QUE SE SOMETEN LOS DATOS PERSONALES:
Los datos personales que están en posesión de OCTOPUS FORCE S.A.S. están sometidos al siguiente tratamiento:

• Recolección: La información personal que reposa en nuestro poder se obtiene a través de diferentes actividades relacionadas con nuestra actividad comercial y las obligaciones que tenemos. La información se solicita de manera directa al titular, quien siempre otorgará su autorización. Los instrumentos que utilizamos para recolección de la información cuentan con todos los requisitos establecidos en la normatividad en materia de protección de datos personales, y obedecen a los principios de libertad y finalidad, por lo que, en cada uno de ellos, se encuentra incorporada la autorización del consentimiento para el tratamiento de los datos personales.

• Almacenamiento: En algunas ocasiones, la información personal se almacena directamente en los equipos de los responsables de los procesos, o en archivos físicos, para estos casos, se encuentran establecidos controles de acceso a la información, con las medidas de seguridad física, técnicas y administrativas, garantizando el principio de acceso y circulación restringida. Así como en servidores externos a cargo de terceros, que pueden estar dentro o fuera del país.

• Uso: El uso de la información almacenada en nuestra base de datos, tiene diferentes objetivos de conformidad con las finalidades que se establecen más adelante.

• Circulación: OCTOPUS FORCE S.A.S. no comparte los datos que recolecta con terceros, y circulan internamente de manera restringida, de acuerdo a los usos y finalidades para las cuales se requieran.

• Supresión: La supresión de la información personal se realiza una vez ha cumplido el ciclo para la cual se solicitaron los datos, o en los casos en los cuales el titular de la información solicite la eliminación de la información, siempre y cuando la ley lo autorice.

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FINALIDAD DE LA INFORMACIÓN PERSONAL:

OCTOPUS FORCE S.A.S. en el desarrollo de su objeto social recopila constantemente datos personales, con los siguientes usos y finalidades:

• Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la compañía en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información.

• Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios.

• Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual OCTOPUS FORCE S.A.S. tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades y para la ejecución de las mismas.

• Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.

• Contactar al Titular a través de medios electrónicos para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio.

• Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas de la relación jurídica o contractual existente entre las partes.

• Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por OCTOPUS FORCE S.A.S. con el Titular de la Información, con relación al pago de honorarios, salarios, prestaciones sociales y/o demás retribuciones consagradas según el tipo de contrato suscrito con el titular.

• Transmitir los datos personales fuera del país a terceros con los cuales OCTOPUS FORCE S.A.S. haya suscrito un contrato de procesamiento de datos y sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual.

• Prestar los servicios ofrecidos por OCTOPUS FORCE S.A.S. y aceptados en el contrato suscrito.

• Suministrar la información a terceros con los cuales OCTOPUS FORCE S.A.S. tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.

• Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por OCTOPUS FORCE S.A.S.

• Remitir información a los titulares, relacionada con el objeto social de la organización.

• Compartir información con entidades financieras para la apertura de cuentas bancarias y demás productos financieros.

• Validar o compartir las referencias laborales y/o comerciales que el Titular hubiese aportado o este ejecutando en la actualidad.

• Suministrar información personal que pueda tener carácter comercial, para la ejecución de las relaciones contractuales adquiridas por la Compañía con terceros como los convenios o contratos que esta última suscriba.

• Actualizar datos personales

• Adelantar trámites de vinculación al sistema de seguridad social y cajas de compensación, según aplique.

• Realizar tratamiento de datos biométricos para la implementación y uso de sistemas de ingreso, salida y seguridad que requieran autenticación biométrica.

• Realizar estudios de seguridad y compartir dicha información con entidades que presten estos servicios, realizar visitas domiciliarias, exámenes médicos de ingreso y salida, exámenes periódicos, de movimiento interno, referenciaciones y otros.

• Analizar, evaluar y consultar la información entregada por el Titular en listas para el control de lavado de activos y financiación del terrorismo nacional o extranjera.

• Adelantar analizar, y realizar evaluación y selección del personal para aspirantes a vacantes.

• Emitir referencias laborales y/o comerciales cuando el Titular lo requiera.

• Realizar análisis, evaluaciones y selección de proveedores y/o contratistas junto con su posterior aceptación o declinación de una posible relación comercial.

• Solicitar propuestas y cotizaciones.

• Compartir acuerdos de negocio para adquirir bienes o servicios

• Analizar, evaluar y consultar la información entregada por el Titular en listas para el control de lavado de activos y financiación del terrorismo nacional o extranjera; vinculantes y no vinculantes, esta consulta se hace extensiva a los accionistas como personas naturales.

• Realizar análisis estadísticos, referenciación, consulta en base de datos públicas, verificación y auditorias.

• Recoger información sobre las relaciones comerciales con otras entidades, consulta de datos financieros en las centrales de riesgo que manejan bases de datos de información financiera y los datos que se requieran para gestionar la relación contractual o comercial con el Titular.

• Certificar las relaciones comerciales generadas entre las partes.

• Realizar llamadas telefónicas, envió de correos electrónicos, visitas de verificación, envío de comunicados y verificación de referencias.

• Remitir información acerca de nuestros productos, e invitarlos a participar para prestar sus servicios o para adquirir productos.

• Realizar análisis sobre calidad de servicio recibidos de los proveedores y/o contratistas.

• Cumplir con los requerimientos legales en materia fiscal, de aduanas y comercial con entidades administrativas, judiciales y policivas.

• Realizar gestiones administrativas (contables, financieras, actualización de datos personales).

• Utilizar sus datos en campañas de comunicación, divulgación y promoción de productos, actividades o servicios.

• Realizar a través de cualquier medio en forma directa o a través de terceros, programación y prestación de servicio técnico, venta, compra, facturación, gestión de cartera, seguimiento al desempeño del producto, recaudo, inteligencia de negocios, actividades de mercadeo, promoción o publicidad, mejoramiento del servicio, seguimiento al recaudo, verificación, consulta y control, habilitación de medios de pago así como cualquier otra relacionada con nuestros productos y servicios actuales y futuros, para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y del objeto social de la empresa.

• Consultar en centrales de información para fines comerciales.

• Suministrar información personal de carácter comercial, para la ejecución de las relaciones contractuales adquiridas por la Compañía con terceros.

• Gestionar tramites (solicitudes, quejas y reclamos).

• Llevar registro y control de la nómina y contratistas de OCTOPUS FORCE S.A.S.

• Llevar el registro y control de los clientes y proveedores para los respectivos pagos.

• Realizar informes de diferentes áreas en aspectos contables, inventarios, nómina, ventas, financiero y similares.

• Llevar registro y control de la información, orientada a la ejecución de todos los procedimientos administrativos relativos al manejo diario y propios al giro ordinario de la Organización.

• Llevar el registro de las personas que se registran en la página web y redes sociales.

• Llevar registro de los clientes potenciales que se comunican a través de los formularios dispuestos en las diferentes plataformas.

• Celebrar, suscribir o mantener las relaciones contractuales con los Titulares.

• Realizar el tratamiento de información requerida en materia laboral, contractual y societaria de la Compañía.

• Realizar trámites jurídicos propios de la empresa, relacionados con los Titulares de la Información.

• Solucionar las Consultas de Clientes según los datos de contacto suministrados.

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AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

OCTOPUS FORCE S.A.S. solicita de manera libre, previa, expresa y debidamente informada, la autorización por parte de los titulares de los datos y para ello ha dispuesto mecanismos idóneos garantizando en cada caso, la verificación del otorgamiento de dicha autorización. La misma, podrá constar en cualquier medio, bien sea un documento 

físico, electrónico o en cualquier formato que garantice su posterior consulta, a través de herramientas técnicas, cumpliendo con los requisitos establecidos en la ley.

 

MEDIDAS DE PROTECCIÓN:

OCTOPUS FORCE S.A.S. ha adoptado medidas técnicas, jurídicas, humanas y administrativas necesarias para procurar la seguridad de los datos de carácter personal protegiendo la confidencialidad, integridad, uso, acceso no autorizado y/o fraudulento. Asimismo, internamente se han implementado protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para todo el personal con acceso a datos de carácter personal y a los sistemas de información.

Las políticas internas de seguridad bajo las cuales se conserva la información del titular para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, son las siguientes:

• Políticas de Tratamiento de la Información Personal

• Cláusulas de confidencialidad en los contratos suscritos.

• Autorizaciones para el tratamiento de datos en los formatos y espacios donde se capture información personal

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DATOS SENSIBLES:

Con ocasión del tratamiento de datos de contratistas, empleados, excontratistas, exempleados y aspirantes a vacantes o contratos, podrán tratarse datos personales sensibles, los cuales se administrarán bajo las condiciones señaladas en la presente Política y bajo autorizaciones expresas de cada uno de los titulares de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

 

TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES:

En el Tratamiento de datos personales, la Compañía asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores (niños, niñas, y adolescentes). Por este motivo, se dará cumplimiento a lo señalado en el artículo 7 de la ley 1581 de 2012 y las demás disposiciones concordantes sobre la materia.

 

CAMBIOS DE POLÍTICA:

OCTOPUS FORCE S.A.S. se reserva la facultad de revisar y actualizar en cualquier momento esta Política de protección de datos, por lo que publicará en su sitio cualquier cambio realizado. Cuando se realicen modificaciones sustanciales a esta Política, se comunicará este hecho a los titulares de la información mediante el envío de un aviso al correo electrónico que hayan registrado, antes de o a más tardar al momento de implementarlos, informándoles que podrán consultar la nueva Política en la página oficial. En dicho aviso se indicará la fecha en la cual comienza a regir la nueva Política. Cuando el cambio se refiera a las finalidades del tratamiento, se solicitará de los titulares una nueva autorización para aplicar las mismas.

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VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN:

Los titulares del dato que tengan alguna relación contractual o comercial con OCTOPUS FORCE S.A.S., están en el deber de suministrar información personal veraz, la empresa presume la veracidad de la información suministrada por los Titulares y no asumirá la obligación de verificar la identidad de éstos, ni la veracidad, vigencia, suficiencia y autenticidad de los datos que cada uno de ellos proporcione. Por tanto, no asumirán responsabilidad por daños y/o perjuicios de cualquier naturaleza que pudieran tener origen en la falta de veracidad, vigencia, suficiencia o autenticidad de la información y datos personales, incluyendo daños y perjuicios que puedan deberse a la homonimia o a la suplantación de la identidad.

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6. DERECHOS QUE LE ASISTEN COMO TITULAR DEL DATO.

El Derecho Fundamental al Habeas Data o Protección de Datos Personales, faculta al titular del dato solicitar el acceso, actualización, rectificación y supresión de sus datos personales que se encuentran en posesión de un tercero, a su vez, puede revocar la autorización que ha otorgado para el tratamiento. En este sentido, la ley reconoce los siguientes derechos al titular:

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• Actualización: Puede solicitar la actualización de sus datos personales en caso de encontrarse fraccionados, incompletos, entre otros.

• Rectificación y/o corrección: Puede solicitar la rectificación de sus datos personales en caso de que se encuentren errados, parciales o si inducen a error.

• Supresión: Puede solicitar la supresión de sus datos personales de nuestras bases de datos que tengan fines publicitarios. Se seguirá conservando la información para los fines determinados por la ley.

• Revocación: Puede solicitar la revocación de la autorización del tratamiento de sus datos personales, de nuestras bases de datos que tengan fines publicitarios.

 

Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer sus derechos:

• Consulta: A través del mecanismo de la consulta, el titular del dato podrá solicitar el acceso a su información personal que reposa en nuestras bases de datos. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. En caso de no ser posible dar respuesta a la consulta dentro del término referenciado, se le informará, los motivos de la demora y se le dará respuesta máximo cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

• Reclamo: A través del mecanismo de reclamo, el titular del dato podrá reclamar alguna inconformidad que tenga sobre el uso que se le está dando a sus datos.

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7. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER DERECHOS COMO PROTECCIÓN DE DATO.

De conformidad con las normas sobre protección de datos personales, para hacer efectivos sus derechos, el titular deberá seguir el siguiente procedimiento:

Para la radicación y atención de su solicitud, le solicitamos suministrar la siguiente información:

• Nombre completo y apellidos.

• Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).

• Medios para recibir respuesta a su solicitud.

• Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información) y las correspondientes pruebas según el caso.

• Firma (si aplica) y número de identificación.

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El reclamo será atendido en un término máximo de (15) quince días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. En caso de no ser posible atender el reclamo dentro de dicho término se le informará, los motivos de la demora y se le dará respuesta, máximo en (8) ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

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En caso de que reclame se encuentre incompleto, se le requerirá, dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

 

En caso de que no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al titular.

 

CANALES HABILITADOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE HABEAS DATA

OCTOPUS FORCE S.A.S. tiene habilitado el siguiente canal para que los titulares ejerzan su derecho de Hábeas Data:

Correo electrónico: info@octopusforce.com

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El área Jurídica de OCTOPUS FORCE S.A.S. es el área responsable del efectivo cumplimiento de la Política, así como de las consultas y reclamos relacionados con la protección de datos personales de los titulares.

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8. DISPOSICIONES FINALES.

MEDIDAS PERMANENTES

En el tratamiento de datos personales, OCTOPUS FORCE S.A.S., de manera permanente verificará en sus procesos, protocolos, procedimientos y políticas que se garantice el derecho al habeas data de los titulares.

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VINCULATORIEDAD DE LA POLÍTICA

Los contratistas, empleados, clientes, proveedores y cualquier titular que tenga alguna relación contractual o comercial con OCTOPUS FORCE S.A.S. deberán acatar la presente política, y los manuales internos para su efectivo cumplimiento.

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CUMPLIMIENTO DE LOS PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

OCTOPUS FORCE S.A.S. garantiza los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad sobre los datos que reposan en las bases de datos que se encuentran en nuestra posesión.

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9. VIGENCIA.

Esta política entró en vigencia el día Veinticuatro (24) del mes de marzo de dos mil veintiuno (2021).

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